TELEFONO: 412261030, MESA CENTRAL 41-2261000
ENCARGADA OFICINA DE PARTES
Ramona Cecilia Moyano Ordenes
TELEFONO: 412261030, MESA CENTRAL 41-2261000
CORREO: partesyarchivos@munilosalamos.cl
La Oficina de Partes y archivos es una unidad de línea que depende directamente de la Secretaría Municipal.
Esta Oficina tiene por objeto recepcionar, registrar, tramitar, despachar archivar y resguardar en forma ordenada y expedita toda la documentación e información escrita que se haya emitido y recibido del municipio.
FUNCIONES
La Oficina de Partes tiene las siguientes funciones:
1.- Recibir los documentos llegados del exterior y procesar los movimientos internos de documentación.
2.- Fechar, numerar y registrar los documentos recibidos, clasificados por materia, de acuerdo a las instrucciones entregadas por el Secretario Municipal.
3.- Fechar, numerar, registrar y despachar los documentos y comunicaciones remitidas al exterior, debiendo efectuar esta misión en forma rápida y expedita por intermedio de los estafetas, correos y servicios particulares si la urgencia lo aconseja.
4.- Fechar, numerar y registrar en forma correlativa los decretos y oficios que emita la municipalidad.
5.- Retirar la correspondencia de correos y documentación de la Intendencia, Contraloría General y demás organismos oficiales.
6.- Distribuir copias de decretos, resoluciones, circulares, órdenes de servicio y otras a quien corresponda.
7.- Clasificar, llevar y conservar la documentación oficial del municipio, especialmente los siguientes archivos, de acuerdo al mes y año al que pertenecen.
- Archivo de decretos, oficios, decretos exentos, ordenanzas, reglamentos y resoluciones.
- Archivos de la correspondencia oficial.
8.- Proporcionar en forma rápida y eficiente la información que requieran las unidades municipales. Si la información es solicitada por personas externas al municipio su entrega será autorizada por el Secretario Municipal.
9.- Colaborar con el desarrollo de actividades de orden general del municipio.
10.- Deberá mantener el lugar físico que se asigne al archivo en condiciones que permita el debido resguardo de la documentación.
11.- Las demás funciones que señale la ley o su jefe directo le encomiende.