Oficina de Partes y Archivos

ENCARGADA OFICINA

Blanca Neira Bahamondes

TELEFONO: (569) 41 226 10 36

EMAIL: partesyarchivos@municipalidadlosalamos.cl

 

 

 

APOYO ADMINISTRATIVO

Ramona Cecilia Moyano Ordenes

TELEFONO: (569) 41 226 10 36

EMAIL: partesyarchivos@municipalidadlosalamos.cl

 

La Oficina de Partes y archivos  es una unidad de línea que depende directamente de la Secretaría Municipal.

Esta Oficina tiene por objeto recepcionar, registrar, tramitar, despachar archivar y resguardar en forma ordenada y expedita  toda la documentación  e información escrita que se haya emitido y recibido del municipio.

FUNCIONES

La Oficina de Partes tiene las siguientes funciones:

1.-  Recibir los documentos llegados del exterior y procesar los movimientos internos de documentación.

2.-  Fechar, numerar y registrar los documentos recibidos, clasificados por materia, de acuerdo a las instrucciones entregadas por el Secretario Municipal.

3.-  Fechar,  numerar,  registrar  y  despachar  los  documentos  y  comunicaciones  remitidas  al  exterior, debiendo efectuar esta misión en forma rápida y expedita por intermedio de los estafetas, correos y servicios particulares si la urgencia lo aconseja.

4.-  Fechar, numerar y registrar en forma correlativa los decretos y oficios que emita la municipalidad.

5.-  Retirar la correspondencia de correos y documentación de la Intendencia, Contraloría General y demás organismos oficiales.

6.-  Distribuir copias de decretos, resoluciones, circulares, órdenes de servicio y otras a quien corresponda.

7.-  Clasificar, llevar y conservar  la  documentación  oficial  del  municipio, especialmente  los  siguientes archivos, de acuerdo al mes y año al que pertenecen.

  1. Archivo de decretos, oficios, decretos exentos, ordenanzas, reglamentos  y resoluciones.
  2. Archivos de la correspondencia oficial.

8.-  Proporcionar en forma rápida y eficiente la información que requieran las unidades municipales. Si la información  es  solicitada  por  personas  externas  al  municipio  su  entrega  será  autorizada  por  el Secretario Municipal.

9.-  Colaborar con el desarrollo de actividades de orden general del municipio.

10.- Deberá  mantener  el lugar físico que se asigne  al archivo  en condiciones que permita el debido resguardo de la documentación.

11.- Las demás funciones que señale la ley o su jefe directo le encomiende.